Leerstand in der Hausverwaltung: Betriebskosten richtig verteilen

Leerstand gehört in großen Beständen zum Tagesgeschäft. Dieser Beitrag zeigt Hausverwaltungen, wer bei Leerstand die Betriebskosten trägt und wie die Abrechnung rechtssicher bleibt.

Ein Mieterwechsel zieht sich hin, eine Sanierung dauert länger als geplant oder ein Objekt lässt sich am Markt nur schwer platzieren: In jeder größeren Hausverwaltung stehen jederzeit Einheiten leer. Rechtlich entscheidend ist dann die Frage, wie sich Leerstand und Betriebskosten zueinander verhalten. Wer hier mit dem falschen Schlüssel rechnet, produziert angreifbare Abrechnungen für das gesamte Haus und setzt sich Regressforderungen des Eigentümers aus.

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Leerstand und Betriebskosten: Der Grundsatz für Hausverwaltungen

Das Vermietungsrisiko liegt beim Vermieter. Dieser Satz ist die Grundlage aller weiteren Überlegungen. Steht eine Wohnung leer, bleibt der Eigentümer für diese Einheit so beteiligt, als wäre sie vermietet. Die Betriebskosten, die auf die leere Wohnung entfallen, dürfen nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden. Die verbliebenen Mieter schulden nur den Anteil, der nach dem vereinbarten oder gesetzlichen Schlüssel auf ihre eigene Einheit entfällt.

Der Bundesgerichtshof hat das bereits mit Urteil vom 31. Mai 2006 (VIII ZR 159/05) klargestellt. Wird nach Wohnfläche umgelegt, ist die gesamte Wohnfläche des Hauses anzusetzen, also einschließlich der leer stehenden Flächen. Der Vermieter kann grundsätzlich auch nicht verlangen, dass die Mieter einer Änderung des Schlüssels zustimmen, nur weil Wohnungen leer stehen. Für Ihre Verwaltung bedeutet das: Der Leerstandsanteil ist in jeder Abrechnung als eigene Position des Eigentümers zu behandeln und nicht in den Gesamtkosten der vermieteten Einheiten zu verstecken.

Der gesetzliche Maßstab ergibt sich aus § 556a Abs. 1 BGB. Haben die Parteien nichts anderes vereinbart, werden die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt. Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch Rechnung trägt. Welche Kosten überhaupt umlagefähig sind, regelt § 2 BetrKV.

Umlageschlüssel bei Leerstand: Fläche, Personen, Verbrauch

Wie stark sich Leerstand auf die Abrechnung auswirkt, hängt vom Schlüssel ab. In großen Beständen kommen häufig mehrere Schlüssel nebeneinander vor. Jeder verlangt eine eigene Betrachtung.

• Wohnfläche: Die leere Wohnung zählt mit ihrer vollen Fläche. Ihr Kostenanteil verbleibt beim Eigentümer. Das ist der rechtlich sicherste und in der Praxis einfachste Fall.
• Personenzahl: Bei einem Personenschlüssel würde die leere Wohnung rechnerisch mit null Personen angesetzt und der Eigentümer entlastet. Das widerspricht der Risikoverteilung, soweit verbrauchsunabhängige Fixkosten betroffen sind. Für leere Einheiten sollte deshalb zumindest ein fiktiver Ansatz gebildet oder der Fixkostenanteil gesondert nach Fläche verteilt werden.
• Wohneinheiten: Werden Kosten je Einheit verteilt, etwa beim Kabelanschluss alter Prägung oder bei der Müllgrundgebühr, zählt die leere Einheit voll mit.
• Erfasster Verbrauch: Bei reinen Verbrauchskosten fällt in der leeren Wohnung kein Verbrauch an. Problematisch sind die Grundgebühren und Bereitstellungskosten, die unabhängig vom Verbrauch entstehen.

Gerade der letzte Punkt wird in Abrechnungsprogrammen häufig falsch abgebildet. Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 6. Oktober 2010 (VIII ZR 183/09) entschieden, dass die Grundgebühren der Wasserversorgung zwar grundsätzlich einheitlich nach dem erfassten Verbrauch umgelegt werden dürfen. Bei erheblichem Leerstand führt dieser Maßstab aber zu einer unangemessenen Mehrbelastung der verbliebenen Mieter und ist dann nicht mehr zulässig. In Objekten mit dauerhaft hohem Leerstand sollten Fixkosten deshalb getrennt von den Verbrauchskosten und nach Fläche verteilt werden.

Heizkosten bei Leerstand: Was die Heizkostenverordnung verlangt

Für Heizung und Warmwasser gilt die Heizkostenverordnung. Sie schreibt in § 7 Abs. 1 HeizkostenV vor, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach dem erfassten Verbrauch zu verteilen sind. Der Rest wird nach Fläche oder umbautem Raum umgelegt. Der Grundkostenanteil der leeren Wohnung trifft den Eigentümer. Verbrauchskosten entstehen dort nur, soweit zum Frostschutz geheizt wird.

Schwierig wird es bei sehr hohem Leerstand. Dann verteilt sich der verbrauchsabhängige Teil auf wenige Nutzer, die über ihre Heizkörper auch Leitungsverluste und die Grundlast der Anlage mitfinanzieren. Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 10. Dezember 2014 (VIII ZR 9/14) entschieden, dass auch in diesem Fall grundsätzlich nach der Heizkostenverordnung abzurechnen ist. Führt die Abrechnung im Einzelfall zu einer nicht mehr hinnehmbaren Belastung, kann der Anspruch des Vermieters aber nach Treu und Glauben gemäß § 242 BGB zu kürzen sein.

Für Hausverwaltungen folgt daraus eine klare Empfehlung. Wählen Sie in Objekten mit strukturellem Leerstand den Verbrauchsanteil am unteren Rand des zulässigen Rahmens, also 50 Prozent, sofern die Heizkostenverordnung für das Gebäude nicht zwingend einen Verbrauchsanteil von 70 Prozent vorschreibt. Dokumentieren Sie die Leerstandszeiten jeder Einheit taggenau. Lassen Sie Heizkörper in leeren Wohnungen nicht dauerhaft abgedreht, denn Frostschäden und Feuchtigkeit sind teurer als die Grundtemperierung. Eine Änderung des Verteilerschlüssels ist nach § 6 Abs. 4 HeizkostenV nur aus sachgerechtem Grund, nur mit Wirkung zum Beginn eines Abrechnungszeitraums und nur durch Erklärung gegenüber den Nutzern möglich.

Lassen Sie Abrechnungen in Objekten mit hohem Leerstand anwaltlich prüfen, bevor sie an die Mieter gehen. Wir stehen Hausverwaltungen bundesweit zur Verfügung. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch.

Leerstand korrekt in der Betriebskostenabrechnung ausweisen

Eine Betriebskostenabrechnung muss für den Mieter gedanklich und rechnerisch nachvollziehbar sein. Dazu gehören die Gesamtkosten, der Schlüssel, der Anteil des Mieters und die Vorauszahlungen. Bei Leerstand kommt es vor allem auf die Bezugsgröße an. Wer im Nenner nur die vermietete Fläche ansetzt, erhöht den Anteil jedes Mieters und macht die Abrechnung inhaltlich falsch.

In der Praxis haben sich drei Regeln bewährt. Erstens wird als Gesamtfläche stets die Fläche aller Einheiten ausgewiesen. Zweitens erhält der Eigentümer für jede leere Einheit eine eigene Abrechnung über den Leerstandszeitraum, die in die Eigentümerabrechnung einfließt. Drittens werden unterjährige Leerstände zeitanteilig berechnet, bei verbrauchsabhängigen Kosten auf Grundlage einer Zwischenablesung zum Auszug und zum Neueinzug.

Achten Sie auf die Abrechnungsfrist. Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Fehler beim Leerstand werden häufig erst im Widerspruchsverfahren sichtbar. Eine Korrektur zulasten des Mieters ist nach Ablauf der Frist regelmäßig ausgeschlossen. Der Differenzbetrag bleibt dann beim Eigentümer, der sich an seine Verwaltung halten wird.

Pflichten der Hausverwaltung im leer stehenden Objekt

Leerstand ist nicht nur eine Abrechnungsfrage. Eine leere Wohnung bleibt Teil des Gebäudes und kann Schäden verursachen, die andere Mieter betreffen. Die Verwaltung muss den Zustand deshalb aktiv überwachen. Die wichtigsten Punkte sollten in einer internen Leerstandsroutine festgehalten sein.

• Frostschutz und Lüftung: Leere Einheiten sind in der Heizperiode ausreichend zu temperieren und regelmäßig zu lüften. Schimmel und Rohrbrüche gehen sonst zulasten des Eigentümers.
• Trinkwasserhygiene: Stehendes Wasser begünstigt Legionellen. Leitungen in leeren Wohnungen sollten in festen Abständen gespült und die Spülungen protokolliert werden.
• Verkehrssicherung: Zugänge, Balkone und Kellerräume bleiben verkehrssicherungspflichtig. Regelmäßige Begehungen sind zu dokumentieren.
• Versicherung: Viele Bedingungen der Wohngebäudeversicherung sehen bei Leerstand eine Anzeige und zusätzliche Kontrollen vor. Unterbleibt das, kann der Versicherer die Leistung kürzen.
• Zweckentfremdung: In vielen Städten ist längerer Leerstand von Wohnraum genehmigungspflichtig. Die Fristen der kommunalen Satzungen liegen häufig bei drei bis sechs Monaten.
• Grundsteuer: Bei unverschuldetem erheblichem Leerstand kann ein teilweiser Erlass der Grundsteuer in Betracht kommen. Der Antrag ist fristgebunden und muss rechtzeitig für den Eigentümer gestellt werden.

Gegenüber den verbliebenen Mietern bleibt der Vermieter zur Erhaltung des vertragsgemäßen Zustands nach § 535 Abs. 1 BGB verpflichtet. Verwahrlost das Haus wegen hoher Leerstandsquote, drohen Minderungen. Wie Mieter in solchen Fällen vorgehen, haben wir im Beitrag zur Mietminderung bei Mängeln dargestellt.

Bewährt haben sich feste Kontrollintervalle, die im Objektordner hinterlegt sind. Bei jeder Begehung werden Heizkörper, Fenster, Wasseranschlüsse und Zählerstände geprüft und das Ergebnis mit Datum festgehalten. Auffällige Zählerbewegungen in einer leeren Wohnung deuten auf eine Leckage oder auf unbefugte Nutzung hin und sollten sofort verfolgt werden. Der Allgemeinstrom für Treppenhaus und Außenbeleuchtung wird weiter nach dem vereinbarten Schlüssel verteilt. Auch hier trägt der Eigentümer den Anteil der leeren Einheiten.

Geplanter Leerstand vor Sanierung, Verkauf oder Abriss

Nicht jeder Leerstand ist unfreiwillig. Vor einer Kernsanierung, einem Verkauf oder einem Abriss lassen Eigentümer Wohnungen bewusst leer laufen. Rechtlich ändert das an der Kostenverteilung nichts. Der Eigentümer trägt die Leerstandskosten auch dann, wenn der Leerstand Teil seiner Strategie ist.

Für die verbliebenen Mieter steigt in dieser Phase das Konfliktpotenzial. Sinkende Belegung führt zu höheren Heizkosten je Nutzer, zu kälteren Nachbarwohnungen und nicht selten zu Sicherheitsbedenken. Wird in einem solchen Haus trotzdem streng nach Verbrauch abgerechnet, sind Kürzungen nach Treu und Glauben besonders naheliegend. Eine frühzeitige rechtliche Bewertung der Abrechnungssystematik spart hier spätere Massenwidersprüche.

Leerstand in Eigentümergemeinschaften und gemischt genutzten Objekten

Viele Verwaltungen betreuen neben Mietshäusern auch vermietete Eigentumswohnungen. Hier sind zwei Ebenen zu trennen. Im Verhältnis zur Eigentümergemeinschaft schuldet der Eigentümer das Hausgeld unabhängig davon, ob seine Wohnung vermietet ist. Die Kostenverteilung richtet sich nach § 16 Abs. 2 WEG und den Beschlüssen der Gemeinschaft. Leerstand entlastet ihn dort nicht.

Im Verhältnis zum Mieter gilt bei vermietetem Wohnungseigentum § 556a Abs. 3 BGB. Haben die Mietparteien nichts anderes vereinbart, werden die Betriebskosten nach dem Maßstab umgelegt, der zwischen den Wohnungseigentümern gilt. Steht die Wohnung zeitweise leer, bleiben die in dieser Zeit anfallenden Kosten beim Eigentümer. Sie können weder dem Vormieter noch dem Nachmieter belastet werden.

In gemischt genutzten Objekten kommt der Vorwegabzug hinzu. Verursacht das Gewerbe deutlich höhere Kosten als die Wohnungen, sind diese Kosten vor der Verteilung auf die Wohnungsmieter herauszurechnen. Leere Gewerbeflächen dürfen dabei nicht einfach aus der Berechnung fallen. Auch in Gewerbemietverträgen ist eine formularmäßige Abwälzung des Leerstandsrisikos auf die verbliebenen Mieter regelmäßig unwirksam, weil sie den Mieter unangemessen benachteiligt. Wer Einkaufszentren, Büroparks oder Wohn- und Geschäftshäuser verwaltet, sollte die Nebenkostenklauseln der Verträge daraufhin prüfen lassen.

Leerstandsmanagement im Verwaltervertrag: Dokumentation und Haftung

Der Eigentümer erwartet von seiner Verwaltung, dass Leerstand kurz bleibt und korrekt abgerechnet wird. Was die Verwaltung im Einzelnen schuldet, ergibt sich aus dem Verwaltervertrag. Fehlen dort klare Regeln, entsteht Streit über Zuständigkeiten: Wer entscheidet über Mietpreis und Renovierungsumfang, wer beauftragt Handwerker, wer meldet den Leerstand an Versicherer und Behörden? Je größer der Bestand, desto wichtiger sind feste Abläufe und ein regelmäßiges Reporting.

Aus rechtlicher Sicht empfiehlt sich eine Leerstandsakte je Einheit. Sie enthält das Rückgabeprotokoll des Vormieters, die Zählerstände, die Dokumentation der Kontrollgänge, die Vermarktungsschritte und das Übergabeprotokoll des Nachmieters. Mit dieser Akte lässt sich später belegen, für welchen Zeitraum der Eigentümer die Kosten trägt und dass die Verwaltung ihre Überwachungspflichten erfüllt hat.

Kommt es zu einem Schaden, etwa durch einen unbemerkten Rohrbruch in einer leeren Wohnung, prüft der Gebäudeversicherer zuerst, ob die vertraglichen Obliegenheiten eingehalten wurden. Kürzt er die Leistung, wird der Eigentümer die Differenz von der Verwaltung verlangen. Eine lückenlose Dokumentation ist dann die wirksamste Verteidigung. Zugleich sollten Verwaltungen prüfen, ob ihre Vermögensschadenhaftpflichtversicherung solche Fälle abdeckt.

Typische Fehler bei Leerstand in großen Beständen

In der Prüfung von Abrechnungen größerer Verwaltungen fallen immer wieder dieselben Fehler auf. Sie entstehen selten aus Unkenntnis, sondern aus Voreinstellungen der Software und aus fehlender Abstimmung zwischen Vermietung und Abrechnung.

• Falsche Bezugsfläche: Die Software rechnet mit der vermieteten statt mit der gesamten Fläche.
• Fehlende Leerstandsstammdaten: Aus- und Einzugstermine sind nicht gepflegt. Leerstandszeiten lassen sich nicht mehr belegen.
• Fixkosten im Verbrauchsschlüssel: Grundgebühren werden vollständig über den Verbrauch der verbliebenen Mieter verteilt.
• Keine Zwischenablesung: Der Verbrauch des Vormieters und der Leerstandsverbrauch lassen sich nicht trennen.
• Vertragliche Sonderschlüssel übersehen: Einzelne Altverträge enthalten abweichende Umlagevereinbarungen, die im Massengeschäft untergehen.
• Leerstand in gemischt genutzten Objekten: Leere Gewerbeflächen werden beim Vorwegabzug nicht berücksichtigt.

Hinzu kommt ein Darstellungsproblem. Viele Abrechnungen weisen den Leerstandsanteil gar nicht aus. Der Mieter kann dann nicht erkennen, ob die leeren Wohnungen im Schlüssel enthalten sind, und verlangt Belegeinsicht. Eine kurze Erläuterung im Anschreiben, dass der Eigentümer die Kosten der leer stehenden Einheiten trägt und mit welcher Gesamtfläche gerechnet wurde, nimmt vielen Einwendungen die Grundlage. Bei der Belegeinsicht sollten Sie die Leerstandsübersicht des Objekts bereithalten.

Jeder dieser Punkte kann die Abrechnung für alle Mieter eines Hauses angreifbar machen. Bei mehreren hundert Einheiten summieren sich schon kleine Fehlbeträge je Wohnung zu fünfstelligen Summen, die der Eigentümer nicht mehr umlegen kann.

Wann lohnt sich anwaltliche Beratung bei Leerstand und Betriebskosten?

Eine anwaltliche Prüfung ist sinnvoll, sobald Leerstand kein Einzelfall mehr ist. Das gilt für Objekte mit einer dauerhaften Leerstandsquote im zweistelligen Prozentbereich, für Häuser vor einer Sanierung und für Bestände, die mit unterschiedlichen Vertragsgenerationen und Schlüsseln arbeiten. Auch vor der Übernahme eines neuen Verwaltungsmandats sollte geklärt sein, wie der bisherige Verwalter mit Leerstand umgegangen ist.

Als Kanzlei mit Schwerpunkt im Vertrags- und Zivilrecht prüfen wir Umlagevereinbarungen, entwickeln mit Ihnen eine belastbare Abrechnungssystematik und vertreten Eigentümer und Verwaltungen in Streitigkeiten über Nachforderungen. Kommt es zu Widersprüchen ganzer Hausgemeinschaften, übernehmen wir die Korrespondenz und die gerichtliche Durchsetzung.

Fazit: Leerstand und Betriebskosten sauber trennen

Bei Leerstand trägt der Eigentümer die Betriebskosten der leeren Einheit. Die Abrechnung muss mit der Gesamtfläche des Hauses rechnen und Fixkosten so verteilen, dass die verbliebenen Mieter nicht für leere Wohnungen zahlen. Bei den Heizkosten bleibt die Heizkostenverordnung maßgeblich, in Extremfällen begrenzt durch Treu und Glauben. Hausverwaltungen, die Leerstandszeiten sauber dokumentieren, Zwischenablesungen veranlassen und ihre Schlüssel regelmäßig prüfen, vermeiden Abrechnungsstreit und Haftungsrisiken.

Ergänzend finden Sie in unserer Beitragsreihe für Hausverwaltungen folgende Themen:

• Nebenkostenabrechnung erstellen: Pflichten der Hausverwaltung
• Umlagefähige Nebenkosten: Was Hausverwaltungen abrechnen dürfen
• Wohnungsübergabe beim Einzug: Leitfaden für Hausverwaltungen

Kanzlei Dr. Araujo Kurth – Ihr Partner im Mietrecht für Hausverwaltungen

Die Kanzlei Dr. Araujo Kurth berät und vertritt Vermieter, Bestandshalter und Hausverwaltungen bundesweit im Mietrecht. Rechtsanwältin Nana-Marie Willers betreut mietrechtliche Mandate von der Vertragsgestaltung über das Forderungsmanagement bis zur gerichtlichen Durchsetzung.

Die Kanzlei begleitet Hausverwaltungen sowohl außergerichtlich als auch vor Gericht: von der Prüfung von Formularmietverträgen und Abrechnungen über die Korrespondenz mit Mietern bis zu Zahlungs- und Räumungsklagen. Beratungen finden in den Büros in Frankfurt am Main, Darmstadt und Offenbach am Main sowie bundesweit per Videokonferenz statt.

Wenn Sie rechtliche Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular für ein unverbindliches Erstgespräch: telefonisch, per E-Mail oder online.

FAQs – Häufig gestellte Fragen zu Leerstand und Betriebskosten