Mietkaution verwalten: Pflichten der Hausverwaltung

Die Kaution gehört wirtschaftlich dem Mieter und ist doch die wichtigste Sicherheit des Vermieters. Dieser Beitrag zeigt Hausverwaltungen, wie sie die Mietkaution verwalten, ohne Haftungs- und Strafbarkeitsrisiken einzugehen.

Bei tausend Wohnungen und einer durchschnittlichen Kaution von 2.000 Euro liegen zwei Millionen Euro fremdes Geld im Verantwortungsbereich der Verwaltung. Wer diese Beträge auf dem falschen Konto führt, zu früh darauf zugreift oder nach dem Auszug zu lange einbehält, riskiert Rückzahlungsklagen, Schadensersatz und im Extremfall ein Strafverfahren. Mietkaution verwalten bedeutet deshalb mehr als Buchhaltung. Es geht um Treuhandpflichten, die das Gesetz streng ausgestaltet hat und die bei jedem Verwalterwechsel und jedem Verkauf des Objekts auf den Prüfstand kommen.

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Mietkaution verwalten: Höhe, Fälligkeit und Arten der Sicherheit

Die gesetzlichen Vorgaben für Wohnraum stehen in § 551 BGB. Die Sicherheit darf höchstens das Dreifache der Monatsmiete ohne Betriebskosten betragen. Maßgeblich ist die Miete bei Vertragsschluss. Spätere Mieterhöhungen berechtigen in der Regel nicht zur Aufstockung. Vereinbarungen, die zum Nachteil des Mieters von der gesetzlichen Regelung abweichen, sind unwirksam.

Die Obergrenze gilt für alle Sicherheiten zusammen. Verlangt der Vermieter neben einer Barkaution von drei Monatsmieten zusätzlich eine Bürgschaft der Eltern, liegt eine Übersicherung vor. Der übersteigende Teil kann zurückgefordert werden. Eine Ausnahme erkennt die Rechtsprechung an, wenn ein Dritter die Bürgschaft unaufgefordert anbietet, um den Vertragsschluss zu ermöglichen, und der Mieter dadurch nicht belastet wird.

Die Barkaution darf der Mieter in drei gleichen monatlichen Raten zahlen. Die erste Rate ist zu Beginn des Mietverhältnisses fällig, die weiteren zusammen mit den folgenden Mietzahlungen. Gerät der Mieter mit einem Betrag in Verzug, der zwei Monatsmieten entspricht, kann der Vermieter nach § 569 Abs. 2a BGB ohne vorherige Abmahnung fristlos kündigen. Neben der Barkaution sind in der Praxis das verpfändete Sparbuch, die Bankbürgschaft und die Kautionsversicherung verbreitet. Jede Form hat eigene Regeln für Verwertung und Rückgabe. Die Verwaltung sollte im Bestand erfassen, welche Sicherheit für welches Mietverhältnis besteht und wo die Urkunde verwahrt wird.

Getrennte Anlage: Die Kaution muss insolvenzfest sein

Der Vermieter hat eine Barkaution nach § 551 Abs. 3 BGB bei einem Kreditinstitut zu dem für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist üblichen Zinssatz anzulegen. Die Anlage muss vom Vermögen des Vermieters getrennt erfolgen. Die Erträge stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit. Andere Anlageformen können vereinbart werden.

Getrennt bedeutet, dass das Konto nach außen erkennbar als Treuhandkonto für Mietsicherheiten geführt wird. Ein gewöhnliches Geschäftskonto des Vermieters oder der Verwaltung genügt nicht, auch wenn intern sauber gebucht wird. Nur ein offenes Treuhandkonto schützt die Kaution vor dem Zugriff von Gläubigern und im Insolvenzfall. Zulässig sind sowohl Einzelkonten je Mieter als auch Sammelkonten, auf denen die Kautionen mehrerer Mieter eines Vermieters liegen, solange die Treuhandbindung offengelegt und der Anteil jedes Mieters jederzeit bestimmbar ist.

Der Mieter kann die Erfüllung dieser Pflicht durchsetzen. Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 13. Oktober 2010 (VIII ZR 98/10) entschieden, dass der Mieter die Zahlung der Kaution davon abhängig machen darf, dass der Vermieter ihm ein insolvenzfestes Konto benennt. Während des Mietverhältnisses kann der Mieter einen Nachweis der ordnungsgemäßen Anlage verlangen und bis dahin die Miete in Höhe der Kaution zurückbehalten. Für die Verwaltung folgt daraus: Die Kontoverbindung für die Kaution gehört in den Mietvertrag oder in das Begrüßungsschreiben, und der Anlagenachweis sollte auf Anfrage sofort verfügbar sein.

Wer Kautionen mit eigenem Vermögen vermischt oder für andere Zwecke verwendet, setzt sich dem Vorwurf der Untreue nach § 266 StGB aus. Der Bundesgerichtshof hat mit Beschluss vom 2. April 2008 (5 StR 354/07) bestätigt, dass den Vermieter von Wohnraum hinsichtlich der Kaution eine Vermögensbetreuungspflicht trifft. Für Verwalter, die Kautionen im Auftrag des Eigentümers halten, gilt das erst recht.

Wessen Konto? Rollenverteilung zwischen Eigentümer und Verwaltung

Schuldner des Rückzahlungsanspruchs ist der Vermieter, nicht die Verwaltung. Das bleibt auch so, wenn die Verwaltung die Kaution entgegennimmt und anlegt. In der Praxis haben sich zwei Modelle etabliert. Im ersten führt der Eigentümer das Kautionskonto selbst, die Verwaltung erhält Verfügungsvollmacht. Im zweiten führt die Verwaltung ein offenes Treuhandkonto für den Eigentümer. Beide Modelle sind zulässig, wenn die Trennung vom jeweiligen Eigenvermögen gewahrt ist.

Der Verwaltervertrag sollte regeln, wer Kontoinhaber ist, wer über Einbehalte entscheidet, wie Zinsen und Kapitalertragsteuer behandelt werden und wie die Kautionen bei Vertragsende übergeben werden. Für jede Form der Fremdverwaltung gilt der Grundsatz, dass anvertraute Gelder getrennt vom eigenen Vermögen der Verwaltung zu führen sind. Unklare Zuständigkeiten sind der häufigste Grund dafür, dass nach einem Verwalterwechsel Kautionen nicht auffindbar sind.

Zugriff während des Mietverhältnisses: Enge Grenzen

Die Kaution sichert die Ansprüche des Vermieters aus dem Mietverhältnis. Sie ist kein Verrechnungskonto für den laufenden Betrieb. Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 7. Mai 2014 (VIII ZR 234/13) entschieden, dass der Vermieter während des laufenden Mietverhältnisses nicht auf die Kaution zugreifen darf, um streitige Forderungen zu befriedigen. Eine Klausel im Mietvertrag, die das erlaubt, ist unwirksam. Der Treuhandcharakter der Kaution soll sicherstellen, dass der Mieter sie bei Vertragsende zurückerhält, soweit keine gesicherten Ansprüche bestehen.

Zulässig ist der Zugriff, wenn die Forderung unstreitig oder rechtskräftig festgestellt ist. Greift der Vermieter in diesem Fall auf die Kaution zu, kann er vom Mieter verlangen, dass er sie wieder auffüllt. Mindert der Mieter die Miete und hält die Verwaltung die Minderung für unberechtigt, darf sie den Fehlbetrag also nicht einfach der Kaution entnehmen. Der richtige Weg ist die Zahlungsklage oder, bei entsprechender Höhe des Rückstands, die Kündigung.

Umgekehrt darf der Mieter die Kaution nicht abwohnen. Stellt er in den letzten Monaten vor dem Auszug die Mietzahlung mit Hinweis auf die Kaution ein, gerät er in Verzug. Die Verwaltung sollte in diesem Fall mahnen und die Rückstände getrennt von der späteren Kautionsabrechnung verfolgen.

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Kautionsabrechnung nach dem Auszug: Frist und Vorgehen

Mit dem Ende des Mietverhältnisses und der Rückgabe der Wohnung wird der Rückzahlungsanspruch nicht sofort fällig. Dem Vermieter steht eine angemessene Frist zu, um zu prüfen, ob und in welcher Höhe er Ansprüche hat. Eine starre gesetzliche Frist gibt es nicht. Der Bundesgerichtshof stellt auf die Umstände des Einzelfalls ab. In einfach gelagerten Fällen werden in der Praxis häufig drei bis sechs Monate angesetzt. Stehen keine Ansprüche im Raum, ist früher auszuzahlen.

Die Abrechnung selbst ist an keine Form gebunden. Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 24. Juli 2019 (VIII ZR 141/17) entschieden, dass der Vermieter über die Kaution auch dadurch abrechnen kann, dass er mit bestimmten Gegenforderungen aufrechnet oder sie klageweise geltend macht. Mit einer solchen Erklärung bringt er zum Ausdruck, dass sich sein Verwertungsinteresse auf diese Forderungen beschränkt. Die Kaution wird dann im Übrigen zur Rückzahlung fällig. Für die Praxis empfiehlt sich dennoch eine schriftliche Abrechnung mit folgenden Angaben:

• Kautionsbetrag und Zinsen: Einzahlung, aufgelaufene Erträge, einbehaltene Steuern.
• Gegenforderungen: Mietrückstände, Schadensersatz, offene Nachzahlungen, jeweils mit Betrag und Begründung.
• Einbehalt für Betriebskosten: Betrag und betroffener Abrechnungszeitraum.
• Auszahlungsbetrag: Restguthaben und Zahlungsweg.

Für die Zinsen stellt das Kreditinstitut eine Steuerbescheinigung aus. Bei Sammelkonten ist die Aufteilung der Erträge und der einbehaltenen Kapitalertragsteuer auf die einzelnen Mieter zu dokumentieren. Der Mieter hat Anspruch darauf, die Höhe seines Anteils nachvollziehen zu können.

Einbehalt für Betriebskosten und Aufrechnung mit Schäden

Steht bei Auszug noch eine Betriebskostenabrechnung aus und ist eine Nachzahlung zu erwarten, darf der Vermieter einen angemessenen Teil der Kaution bis zur Abrechnung einbehalten. Das hat der Bundesgerichtshof mit Urteil vom 18. Januar 2006 (VIII ZR 71/05) anerkannt. Angemessen ist ein Betrag, der sich an den Ergebnissen der Vorjahre orientiert. Ein Einbehalt der gesamten Kaution wegen einer möglichen Nachforderung von wenigen hundert Euro ist unzulässig. Nach dieser Entscheidung darf der Vermieter den angemessenen Teil bis zum Ablauf der ihm zustehenden Abrechnungsfrist einbehalten. Liegen die Abrechnungsunterlagen früher vor, sollte gleichwohl zeitnah abgerechnet werden.

Bei Schäden an der Wohnung ist die kurze Verjährung von sechs Monaten nach § 548 BGB zu beachten. Die Kaution mildert dieses Risiko. Nach dem Urteil des Bundesgerichtshofs vom 10. Juli 2024 (VIII ZR 184/23) kann der Vermieter mit Schadensersatzforderungen wegen Beschädigung der Mietsache auch dann noch gegen den Rückzahlungsanspruch aufrechnen, wenn seine Forderung inzwischen verjährt ist. Entscheidend ist, dass sich die Forderungen in unverjährter Zeit gegenüberstanden. Auf diese Rechtsprechung sollte sich eine Verwaltung dennoch nicht verlassen, denn sie hilft nur bis zur Höhe der Barkaution.

Bei der Bürgschaft gelten Besonderheiten. Der Bürge kann sich auf die Verjährung der Hauptforderung berufen. Befristete Bürgschaften müssen vor Ablauf in Anspruch genommen werden. Die Verwaltung sollte die Laufzeiten im Fristenregister führen. Der Rückzahlungsanspruch des Mieters verjährt in drei Jahren ab dem Schluss des Jahres, in dem er fällig geworden ist.

Bürgschaft und Kautionsversicherung: Verwertung in der Praxis

Immer mehr Mieter stellen statt einer Barkaution eine Bürgschaft oder eine Kautionsversicherung. Für den Vermieter entfällt die Pflicht zur Anlage, dafür steigt der Aufwand bei der Verwertung. Maßgeblich ist der Wortlaut der Urkunde. Eine Bürgschaft auf erstes Anfordern erlaubt die Inanspruchnahme ohne Nachweis der Forderung. Bei einer gewöhnlichen Bürgschaft kann der Bürge alle Einwendungen des Mieters erheben. Kautionsversicherer verlangen regelmäßig eine schlüssige Darlegung der Forderung und räumen dem Mieter eine Frist zur Stellungnahme ein.

Die Verwaltung sollte Bürgschaften bei Vertragsschluss auf drei Punkte prüfen: Deckt die Urkunde alle Ansprüche aus dem Mietverhältnis einschließlich Nebenkosten und Schadensersatz, ist sie unbefristet oder ausreichend lange befristet, und verzichtet der Bürge auf die Einrede der Vorausklage? Die Originalurkunde ist sicher zu verwahren und nach Erledigung aller Ansprüche zurückzugeben. Übernimmt das Jobcenter die Kaution als Darlehen, wird der Betrag wie eine gewöhnliche Barkaution angelegt. Eine Abtretung des Rückzahlungsanspruchs an die Behörde ist bei der Abrechnung zu beachten, damit nicht an den Falschen ausgezahlt wird.

Eigentümerwechsel und Verwalterwechsel: Wer haftet für die Kaution?

Wird das Objekt verkauft, tritt der Erwerber nach § 566a BGB in die Rechte und Pflichten aus der Mietsicherheit ein. Er haftet dem Mieter auf Rückzahlung, auch wenn er die Kaution vom Verkäufer nie erhalten hat. Kann der Mieter die Sicherheit beim Erwerber nicht erlangen, bleibt der frühere Vermieter weiter zur Rückgewähr verpflichtet. Für Verwaltungen, die Transaktionen begleiten, ist die vollständige Übergabe der Kautionen deshalb ein zentraler Prüfpunkt. Zum Übergabestichtag sollte eine Liste aller Mietverhältnisse mit Art, Höhe und Anlageort der Sicherheit vorliegen.

Beim Wechsel der Verwaltung gilt Entsprechendes im Innenverhältnis. Die bisherige Verwaltung muss sämtliche Kautionsunterlagen und treuhänderisch gehaltene Guthaben an den Eigentümer oder die neue Verwaltung herausgeben. Die übernehmende Verwaltung sollte den Bestand unverzüglich abgleichen. Typische Befunde sind fehlende Sparbücher, Kautionen auf allgemeinen Mietenkonten und Mietverhältnisse, für die überhaupt keine Sicherheit dokumentiert ist. Solche Lücken sind dem Eigentümer schriftlich anzuzeigen, damit sie nicht der neuen Verwaltung zugerechnet werden.

In der Insolvenz des Vermieters zeigt sich, ob die Anlage ordnungsgemäß war. Liegt die Kaution auf einem offenen Treuhandkonto, kann der Mieter Aussonderung verlangen. Wurde sie mit dem Vermögen des Vermieters vermischt, ist der Mieter nur einfacher Insolvenzgläubiger.

Kaution im Gewerbemietverhältnis

Für Gewerberaum gilt § 551 BGB nicht. Höhe und Art der Sicherheit sind frei verhandelbar. Üblich sind drei bis sechs Monatsmieten, häufig als Bankbürgschaft auf erstes Anfordern. Eine gesetzliche Pflicht zur getrennten Anlage besteht hier nicht ausdrücklich. Zivilgerichte leiten bei Gewerberaum eine Pflicht zur getrennten und verzinslichen Anlage der Barkaution teilweise aus der Auslegung des Mietvertrags her. Eine gesetzliche Vermögensbetreuungspflicht wie bei Wohnraum besteht ohne besondere Vereinbarung dagegen nicht. In Formularverträgen sollten Anlageform und Verzinsung deshalb ausdrücklich geregelt sein.

Kautionsverwaltung organisieren: Checkliste für große Bestände

Eine belastbare Kautionsverwaltung beruht auf wenigen festen Bausteinen.

• Kautionsregister: Je Mietverhältnis Art, Höhe, Zahlungsstand, Anlageort und Verwahrort der Urkunde.
• Offene Treuhandkonten: Keine Kautionen auf Miet- oder Geschäftskonten.
• Ratenüberwachung: Kontrolle der drei Raten in den ersten Monaten mit festen Mahnläufen.
• Zugriffsregel: Entnahmen nur bei unstreitigen oder titulierten Forderungen und nach Freigabe.
• Abrechnungsroutine: Wiedervorlage nach Rückgabe der Wohnung, abgestimmt mit Schadensprüfung und Betriebskostenabrechnung.
• Bürgschaftsfristen: Laufzeiten und Befristungen im Fristenregister.
• Übergabeprotokoll bei Mandatswechsel: Vollständige Kautionsliste als Bestandteil jeder Übergabe.

Wann lohnt sich anwaltliche Beratung bei der Mietkaution?

Rechtlicher Rat ist angezeigt, wenn ein Bestand ohne geordnete Kautionsunterlagen übernommen wird, wenn Mieter die Rückzahlung einklagen oder wenn über Einbehalte in größerem Umfang zu entscheiden ist. Auch bei An- und Verkäufen sollte die Behandlung der Kautionen im Kaufvertrag anwaltlich begleitet werden.

Wir beraten Hausverwaltungen und Bestandshalter im Vertrags- und Zivilrecht, prüfen Kautionsklauseln und Verwalterverträge, wehren unberechtigte Rückzahlungsforderungen ab und setzen Ansprüche gegen Mieter und Bürgen durch.

Fazit: Mietkaution verwalten heißt treuhänderisch handeln

Wer eine Mietkaution verwalten muss, verwaltet fremdes Vermögen. Die Kaution ist getrennt und insolvenzfest anzulegen, während des Mietverhältnisses nur bei unstreitigen oder titulierten Forderungen anzutasten und nach dem Auszug innerhalb angemessener Frist abzurechnen. Einbehalte müssen beziffert und begründet sein. Bei Eigentümer- und Verwalterwechsel entscheidet die Dokumentation darüber, wer am Ende haftet. Hausverwaltungen mit lückenlosem Kautionsregister und klaren Zugriffsregeln schützen Mieter, Eigentümer und sich selbst.

Ergänzend finden Sie in unserer Beitragsreihe für Hausverwaltungen folgende Themen:

• Wohnungsabnahme beim Auszug: So sichern Hausverwaltungen Ansprüche
• Wohnungsübergabe beim Einzug: Leitfaden für Hausverwaltungen
• Mietrückstand: Mahnwesen und Kündigung für Hausverwaltungen

Kanzlei Dr. Araujo Kurth – Ihr Partner im Mietrecht für Hausverwaltungen

Die Kanzlei Dr. Araujo Kurth berät und vertritt Vermieter, Bestandshalter und Hausverwaltungen bundesweit im Mietrecht. Rechtsanwältin Nana-Marie Willers betreut mietrechtliche Mandate von der Vertragsgestaltung über das Forderungsmanagement bis zur gerichtlichen Durchsetzung.

Die Kanzlei begleitet Hausverwaltungen sowohl außergerichtlich als auch vor Gericht: von der Prüfung von Formularmietverträgen und Abrechnungen über die Korrespondenz mit Mietern bis zu Zahlungs- und Räumungsklagen. Beratungen finden in den Büros in Frankfurt am Main, Darmstadt und Offenbach am Main sowie bundesweit per Videokonferenz statt.

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FAQs – Häufig gestellte Fragen zur Verwaltung der Mietkaution